Honorarnote als Kandidat:in: Pflichtangaben, USt-Befreiung & kostenlose Vorlage

Deine erste eigene Klientin hat die erste Sitzung hinter sich — und jetzt? Jetzt schreibst du deine erste Honorarnote. Was simpel klingt, wirft bei Kandidat:innen ein paar Fragen auf, die in den üblichen Ratgebern fehlen: Welche Berufsbezeichnung gehört aufs Papier? Muss ich Umsatzsteuer verrechnen? Und können meine Klient:innen die Note bei der Kasse einreichen? Hier die Antworten — plus eine Vorlage zum direkten Verwenden.

Was ist eine Honorarnote?

Eine Honorarnote ist schlicht die Rechnung für deine erbrachte Leistung — der Begriff ist bei freien Berufen üblich, rechtlich gibt es keinen Unterschied zur Rechnung. Es gelten dieselben Pflichtangaben nach § 11 UStG.

Die Pflichtangaben im Überblick

Auf eine vollständige Honorarnote gehören:

1. Dein Name und deine Anschrift (Berufssitz/Praxisadresse)
2. Deine Berufsbezeichnung — korrekt! Dazu gleich mehr, hier lauert der häufigste Kandidat:innen-Fehler
3. Name und Anschrift der Klientin / des Klienten
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. HN-2026-001)
6. Leistungsbeschreibung mit Datum: konkret, z. B. „Psychotherapeutische Sitzung (50 Min.) am 14.07.2026" — pauschal „Beratung" reicht nicht
7. Honorarbetrag
8. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung (siehe unten) bzw. Kleinunternehmerregelung
9. Zahlungsinformation: „Betrag dankend erhalten" (bar) oder Bankverbindung mit Zahlungsziel

Erleichterung Kleinbetragsrechnung: Liegt der Betrag unter 400 € brutto — was auf die meisten Einzelsitzungen zutrifft — genügt eine vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs. 6 UStG; Name und Anschrift der Klient:in sind dann formal nicht zwingend. Trotzdem empfehlenswert: vollständige Angaben wirken professioneller und ersparen Rückfragen.

Die richtige Berufsbezeichnung — der Kandidat:innen-Stolperstein

Auf der Honorarnote muss deine Berufsbezeichnung korrekt und vollständig stehen:

• Bis 30.9.2026: „Psychotherapeut:in in Ausbildung unter Supervision" — inklusive Methode, z. B. „(Systemische Familientherapie) in Ausbildung unter Supervision"
• Ab 1.10.2026: „Psychotherapeut:in in Fachausbildung unter Lehrsupervision" — die neue Bezeichnung ist ab dann verpflichtend und darf vorher nicht verwendet werden

Verkürzungen wie nur „Psychotherapeut:in" sind unzulässig — die Bezeichnung ist gesetzlich geschützt. Plane den Wechsel deiner Vorlage für den 1. Oktober 2026 gleich mit ein. Alle Details zum Bezeichnungswechsel: Fachausbildung unter Lehrsupervision: Was sich ab Oktober 2026 ändert. Den gesetzlichen Rahmen erklärt der Überblick PThG 2024 einfach erklärt.

Muss ich Umsatzsteuer verrechnen?

Nein — in aller Regel nicht. Psychotherapeutische Heilbehandlung ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG unecht umsatzsteuerbefreit: Du weist keine USt aus, kannst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer abziehen. Auf die Honorarnote gehört der Hinweis:

Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994

Wichtig zu wissen: Die Befreiung gilt für therapeutische Heilbehandlung. Ob deine Tätigkeit unter Supervision im Einzelfall darunter fällt bzw. ob alternativ die Kleinunternehmerregelung (Umsatzgrenze 55.000 €) für dich passender ist, klärst du am besten einmalig mit einer Steuerberatung — danach läuft es jahrelang gleich.

Können Klient:innen die Honorarnote bei der Kasse einreichen?

Hier unterscheidet sich deine Situation von eingetragenen Kolleg:innen: Bei Kandidat:innen gibt es keine Kassenplätze und keinen Kostenzuschuss der Krankenkasse. Deine Klient:innen zahlen das Honorar zur Gänze privat — dafür liegt dein Honorar üblicherweise deutlich unter dem eingetragener Psychotherapeut:innen (häufige Bandbreite: 50–90 € pro Einheit). Kommuniziere das transparent im Erstgespräch, das erspart Enttäuschungen beim Einreichversuch.

Darf ich ein Ausfallhonorar verrechnen?

Ja — wenn du es vorher vereinbart hast. Halte im Behandlungs- bzw. Beratungsvertrag eine klare Absagefrist fest (üblich: 24–48 Stunden). Ein echtes Ausfallhonorar gilt nach überwiegender Auffassung als Schadenersatz und ist damit nicht umsatzsteuerbar. Auf der Honorarnote als eigene Position ausweisen: „Ausfallhonorar gem. Vereinbarung, Termin am …".

Vorlage: So sieht eine korrekte Honorarnote aus

Maxi Muster
Psychotherapeutin (Verhaltenstherapie) in Ausbildung unter Supervision
Musterstraße 12/3, 1070 Wien
Tel. | E-Mail


                                   Wien, am 14.07.2026


HONORARNOTE Nr. HN-2026-014


Für: [Name, Adresse Klient:in]


Leistung:
Psychotherapeutische Sitzung (50 Min.) am 10.07.2026    € 70,00


Gesamtbetrag                                             € 70,00


Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994.


Betrag dankend erhalten. / Zahlbar binnen 14 Tagen auf
AT__ ____ ____ ____ ____

Vorlage herunterladen: Die Honorarnoten-Vorlage gibt's kostenlos in zwei Versionen — Berufsbezeichnung bis 30.9.2026 und ab 1.10.2026. Vorlage bis 30.9.2026 · Vorlage ab 1.10.2026

Praxis-Tipps:

• Fortlaufende Nummerierung nie unterbrechen — auch stornierte Noten dokumentieren
• Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre (Buchhaltungsunterlagen)
• Ab regelmäßigen Einnahmen: SVS-Meldung nicht vergessen (Versicherungspflicht ab Gewinn über der Geringfügigkeitsgrenze)
• Zweite Ausfertigung für die eigene Buchhaltung behalten

Professionelle Honorarnote, aber noch kein professioneller Raum? Bei Praxiskreis mietest du voll ausgestattete Praxisräume in Wien stundenweise — die Raumkosten stehen dann übrigens als Betriebsausgabe deiner Buchhaltung gut. Standorte & Preise ansehen.

Quellen und weiterführende Informationen

Maßgeblich sind die aktuelle Fassung des Umsatzsteuergesetzes (§ 11 Pflichtangaben, § 6 Abs. 1 Z 19 Befreiung) und das PThG 2024 für die geschützte Berufsbezeichnung. Den Bezeichnungswechsel ab 1.10.2026 erklärt Fachausbildung unter Lehrsupervision.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte: Steuerberatung, BMF, deine Ausbildungseinrichtung. Stand: Juli 2026.