Datenschutz bei Praxiskreis

1. Verantwortlicher

Praxiskreis GmbH Stumpergasse 48/23 1060 Wien, Österreich Telefon: 01 348 11 22 E-Mail: office@praxiskreis.at

Diese Informationen gelten für die digitalen Angebote von Praxiskreis, soweit die jeweils beschriebenen Funktionen auf der besuchten Website bereitgestellt werden.

2. Websitebetrieb und Sicherheit

Beim Besuch unserer Website werden technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Aufrufs, aufgerufene Seiten, Browserinformationen und technische Fehlerdaten.

Diese Informationen werden benötigt, um unsere Website bereitzustellen, ihre Funktionsfähigkeit zu gewährleisten und Missbrauch oder technische Angriffe zu erkennen.

Wir setzen dafür spezialisierte Hosting-, Datenbank- und Sicherheitsdienstleister ein. Die zentralen Hosting- und Datenbanksysteme sind für europäische Datenregionen eingerichtet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Websitebetrieb).

Speicherdauer: Server- und Zugriffsprotokolle unseres Hosting-Dienstleisters stehen uns höchstens einen Tag zur Verfügung. Protokolle unserer Datenbank- und Anmeldedienste werden nach sieben Tagen gelöscht, Sicherungskopien der Datenbank ebenfalls nach sieben Tagen. Länger bewahren wir einzelne Protokolle nur auf, solange wir sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigen.

3. Kontaktaufnahme und Besichtigungsanfragen

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail, Telefon oder über unsere Website kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

Das können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Standort, Terminwunsch und Ihre Nachricht sein.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, Besichtigungen zu vereinbaren und gegebenenfalls ein Vertragsverhältnis vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) beziehungsweise, bei sonstigen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

Zur Übermittlung und Bearbeitung setzen wir externe E-Mail- und Kommunikationsdienstleister ein.

4. Registrierung, Raumbuchung und Vertragsverwaltung

Wenn Sie bei Praxiskreis Räume mieten, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten sowie Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsinformationen.

Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchte Räume und Zeiten, verwendetes Stundenkontingent, Zahlungsstatus und notwendige Korrespondenz.

Für die Raum- und Terminverwaltung verwenden wir ein extern betriebenes Online-Buchungssystem. Die dafür notwendigen Daten werden im Rahmen der Buchungs- und Vertragsabwicklung verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c (gesetzliche Verpflichtungen) und, soweit erforderlich, lit. f (berechtigte Interessen).

Für die Abrechnung können Daten an Zahlungsdienstleister, Banken, Buchhaltung und Steuerberatung übermittelt werden.

5. Verbindung mit Ratfinder

Praxiskreis und Ratfinder werden von derselben Gesellschaft betrieben. Soweit wir gemeinsame Kontofunktionen oder kombinierte Angebote bereitstellen, können die dafür erforderlichen Konto-, Vertrags- und Profildaten zwischen den beiden Angeboten genutzt werden.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der jeweils gewählten Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten aus der Suche nach psychotherapeutischer oder psychosozialer Unterstützung werden nicht allein aufgrund einer Praxiskreis-Raumbuchung für andere Zwecke verwendet.

6. Cookies, Statistik und Marketing

Wir verwenden technisch notwendige Speicherungen zur Bereitstellung von Websitefunktionen, Anmeldung, Sicherheit und Verwaltung Ihrer Einwilligungen.

Betriebsstatistik

Wir können technische Seitenaufrufe und abgeschlossene Vorgänge in zusammengefasster Form auswerten, um die Funktionsfähigkeit unserer Website und die Nutzung unseres Angebots zu beurteilen.

Soweit dafür personenbezogene Daten ohne einwilligungspflichtigen Zugriff auf Ihr Endgerät verarbeitet werden, stützen wir die Verarbeitung nach entsprechender Interessenabwägung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Optionale Analyse

Mit Ihrer Einwilligung können wir zusätzliche Nutzungsereignisse erfassen, etwa Klicks, aufgerufene Angebote und die Nutzung unseres Chats. Dies hilft uns, unser Angebot zu verbessern.

Marketing

Mit Ihrer Einwilligung können wir über einen Dienst zur Messung von Werbeanzeigen die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen messen. Dabei können technische Werbe-Klick-Kennungen und Conversion-Ereignisse verarbeitet werden.

Für einwilligungspflichtige Analyse- und Marketingfunktionen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Speicherungen werden nur nach den dafür erforderlichen Einwilligungen eingesetzt.

Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen.

Ohne Ihre Einwilligung senden wir cookie-lose Analyseereignisse, bei denen keine IP-Adresse gespeichert wird, und cookie-lose Signale an den Dienst zur Messung von Werbeanzeigen. Der Dienst zur Messung von Werbeanzeigen erhält dabei technische Daten wie Ihre IP-Adresse und Browserinformationen. Nach Ihrer Einwilligung zur Analyse können Sitzungsaufzeichnungen erfolgen; Eingaben werden maskiert und die Aufzeichnungen nach 30 Tagen gelöscht.

7. Website-Chat

Auf unserer Website bieten wir einen automatisierten Chat an, um häufige Fragen zu unseren Räumen, Angeboten und Buchungsmöglichkeiten zu beantworten.

Wenn Sie den Chat nutzen, verarbeiten wir Ihre eingegebenen Nachrichten und die dafür erforderlichen technischen Sitzungsinformationen.

Zur Beantwortung der Nachrichten setzen wir externe KI-Dienstleister ein. Dabei können Nachrichten an Dienstleister in den USA übermittelt und dort verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer freiwillig gestellten Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO, je nach Anliegen).

Den Gesprächsverlauf speichern wir zwölf Monate und löschen ihn danach automatisch. Eine zusätzliche Verknüpfung mit späteren Anfragen für Analysezwecke erfolgt nur nach entsprechender Einwilligung.

Bitte übermitteln Sie im Chat keine Gesundheitsdaten, Daten Ihrer Klient:innen, Passwörter oder vertrauliche Zahlungsinformationen.

Informationen zu Drittstaatentransfers finden Sie unter „Empfänger und internationale Datenübermittlung“.

8. Automatischer Telefon-Assistent

Wenn wir Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen können, kann dieser an unseren automatisierten Telefon-Assistenten weitergeleitet werden.

Sie werden zu Beginn darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System sprechen.

Zur Bearbeitung Ihres Anliegens können wir die Telefonnummer, Datum und Dauer des Anrufs sowie Angaben verarbeiten, die Sie im Gespräch mitteilen.

Der Telefon-Assistent nutzt externe Dienstleister für Telefonie, Spracherkennung und automatisierte Gesprächsführung. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA ist möglich.

Soweit Gespräche aufgezeichnet oder transkribiert werden, informieren wir vor Beginn darüber. Die Verarbeitung und Aufbewahrung erfolgen nur bei Vorliegen der jeweils erforderlichen Rechtsgrundlagen.

Sie können stattdessen unsere E-Mail-Adresse nutzen oder um eine Verbindung zu unserem Team bitten.

Der Telefon-Assistent entscheidet nicht eigenständig über Vertragsabschlüsse oder verbindliche Änderungen unserer Mietbedingungen.

Telefonische Besichtigungsanfragen und Nachrichten löschen wir nach zwölf Monaten.

9. Externe Buchungs- und Kartenfunktionen

Für Besichtigungstermine und andere Buchungsfunktionen können externe Kalender eingebunden sein.

Wenn Sie einen externen Kalender aktivieren, können technische Zugriffsdaten und von Ihnen eingegebene Buchungsinformationen an dessen Anbieter übermittelt werden.

Bei der freiwilligen Aktivierung externer Standortkarten können ebenfalls technische Daten, insbesondere die IP-Adresse, an den Kartendienst übertragen werden.

Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt das Laden des externen Inhalts erst nach Ihrer Zustimmung. Bei eigenständig verantwortlichen Anbietern gelten ergänzend deren Datenschutzinformationen.

10. Empfänger und internationale Datenübermittlung

Je nach Nutzung unserer Angebote können folgende Empfängerkategorien personenbezogene Daten erhalten:

• Europäische Cloud-, Hosting- und Datenbankdienste sowie IT-Sicherheitsdienstleister
• Anbieter für Online-Raumbuchung und Terminverwaltung
• Dienstleister für E-Mail, Telefonie und Kundenkommunikation
• Zahlungsdienstleister, Banken, Buchhaltung und Steuerberatung
• Anbieter von KI-gestützten Kommunikationsdiensten, gegebenenfalls in den USA
• Anbieter für optionale Webanalyse und Werbemessung
• Behörden und sonstige gesetzlich berechtigte Stellen, soweit erforderlich

Wir setzen Dienstleister nach Maßgabe ihrer datenschutzrechtlichen Rolle ein. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen wir die erforderlichen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.

Bei Übermittlungen außerhalb des EWR beachten wir die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Informationen über die jeweils angewandten Übermittlungsgrundlagen und geeigneten Garantien erhalten Sie über unsere Datenschutzkontaktadresse.

11. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Kontakt- und Besichtigungsanfragen sowie Nachrichten: zwölf Monate nach Eingang, danach Löschung
• Miet-, Konto- und Buchungsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung und gegebenenfalls darüber hinaus zur Wahrung gesetzlicher Verpflichtungen und berechtigter Ansprüche
• Steuerlich relevante Buchungs- und Rechnungsunterlagen: grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres
• Website-Chat: zwölf Monate, danach automatische Löschung
• Einwilligungseinstellungen: zwölf Monate
• Telefonische Anfragen und Nachrichten: zwölf Monate, danach Löschung
• Server- und Zugriffsprotokolle: höchstens ein Tag; Datenbank- und Anmeldeprotokolle sowie Datenbank-Sicherungen: sieben Tage
• Tageszählungen: 25 Monate; täglicher Kennwert: höchstens zwei Tage
• Analysedaten beim Analysedienst: bis zu 7 Jahre
• Sitzungsaufzeichnungen nach Einwilligung zur Analyse, Eingaben maskiert: 30 Tage

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kontakt: office@praxiskreis.at

Sie können außerdem Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at.

13. Änderungen

Wir aktualisieren diese Informationen, wenn sich unsere Angebote, die Datenverarbeitung oder gesetzliche Anforderungen ändern.